Ordin de deplasare (delegație). Diurna internă și externă

Ordinul de deplasare

Potrivit Codului Muncii, angajații își pot desfășura activitatea și într-un alt loc de muncă față de cel prevăzut de contractul individual de muncă. Potrivit Art. 6 din Legea 82/1991 Legea Contabilității, orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează printr-un document justificativ. Astfel, Ordinul de deplasare (delegație) – cod 14-5-4 , este documentul justificativ prin care se face dovada plății anumitor cheltuieli pe perioada delegării, potrivit Ordinului 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.

Conducătorul unității va emite decizia de delegare prin completarea în Ordinul de deplasare a datelor persoanei care urmează să efectueze deplasarea: funcția, sarcina de îndeplinit pe perioada delegației, locul și durata ei.

Ordinul de deplasare va fi înaintat departamentului de Resurse Umane, care are sarcina să anunțe persoana desemnată și să înștiințeze și departamentul financiar-contabil pentru ca acesta să îi acorde un avans spre decontare persoanei, dacă aceasta este procedura stabilită de entitate prin Regulamentul Intern.

La întoarcerea în unitate, angajatul va completa în Ordinul de deplasare (delegație)  avansul primit spre decontare la plecare, cheltuielile efectuate în baza documentelor justificative și diferența de primit sau de restituit. Odată depus, ordinul se va aproba de Conducătorul unității și se va înmâna departamentului financiar-contabil pentru verificările finale, închiderea acestuia (a diferenței de plată sau de încasat) și înregistrarea în evidențele financiar-contabile.

Perioada delegării

În decurs de 12 luni, un salariat poate fi delegat pentru o perioada de cel mult 60 de zile. Este posibilă depășirea acestei perioade, dar doar cu acordul acestuia și doar pentru perioade de cel mult 60 zile succesive. În concluzie, la fiecare 60 de zile de delegație, angajatul trebuie să-și dea explicit acordul pentru a continua.

Refuzul acestuia de a pleca în delegație mai mult de 60 de zile în decursul a 12 luni nu poate constitui motiv pentru sancționarea sa disciplinară.

(1) Delegarea poate fi dispusă pentru o perioadă de cel mult 60 de zile calendaristice în 12 luni și se poate prelungi pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice, numai cu acordul salariatului. Refuzul salariatului de prelungire a delegării nu poate constitui motiv pentru sancționarea disciplinară a acestuia. (Art. 44, Codul Muncii)

Exemplu: Angajatul X pleacă în delegație în perioada 01.04.2019-30.04.2019. În luna iunie este delegat să plece iar pentru perioada 01.06.2019-30.06.2019. Conducătorul unității îi solicită acestuia prelungirea delegării până la 29.08.2019.
Deoarece nu au trecut 12 luni de la începutul primei sale delegări, și în aceste 12 luni a fost delegat timp de 60 de zile, angajatul poate refuza conform legii.

(2) Salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport și cazare, precum și la o indemnizație de delegare, în condițiile prevăzute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil.  (Art. 44, Codul Muncii)

Transportul

Cheltuielile cu transportul se decontează în baza documentelor justificative și poate fi efectuat pe orice cale: rutieră, aeriană, navală etc.

Particularitate. Dacă deplasarea se face cu autoturismul personal, e necesar să se încheie un contract de comodat între societate și proprietarul autoturismului (salariatul) în care să se menționeze, printre restul prevederilor: nr. km la încheierea contractului, consumul mediu, dacă are activ RCAul, rovinieta, și în care să se menționeze că decontarea cheltuielii cu combustibilul se va face prin raportarea la un consum de maxim 7,5l/100 km parcurși pe distanța cea mai scurtă, potrivit Art. 7 din anexa HG 714/13.09.2018.

Diurna

Pe perioada delegării, salariatul are dreptul și la diurnă, adică la o sumă de bani, dacă durata delegării este de cel puțin 12 ore. Nivelul acesteia se stabilește prin lege.

Diurna internă – pentru deplasări în România

Valoarea diurnei interne pentru personalul autorităților și instituțiilor publice   este de 20 lei/zi, cu condiția ca deplasarea să se efectueze la o distanță mai mare de 5 km față de locul permanent de muncă (conform HG 714/2018).
Pentru salariații din sistemul privat, diurna neimpozabilă este de maxim 50 lei/zi, adică 2,5 x 20 lei/zi sau 2,5 x valoarea diurnei pentru personalul autorităților și instituțiilor publice (conform prevederilor alin.1, lit. k), Art. 76, Legea 227/2015 privind Codul fiscal). Dacă acest nivel se depășește, diferența se încadrează în venituri asimilate salariilor și va fi supusă impozitării, apărând în Statul de Salarii.

Exemplu calcul nivel diurnă:
Salariatul X este delegat într-o localitate la o distanță de 10 km față de locul de muncă. Trebuie să plece la ora 08:00, 01.02.2020 și să se întoarcă în data de 03.02.2020 la ora 19:00. I se acordă o diurnă de 3 zile x 50 lei/zi = 150 lei.
Calcul diurnă neimpozabilă:
01.02.2020 08:00 – 02.02.2020 08:00 – 24 ore
02.02.2020 08:00 – 03.02.2020 08:00 – 24 ore
03.02.2020 08:00 – 03.02.2020 19:00 – 11 ore < 12 ore
Diurnă neimpozabilă = 2 zile x 2,5 x 20 lei/zi = 100 lei
Diurnă impozabilă = 150 lei – 100 lei = 50 lei
Dacă s-ar fi întors după ora 20:00, în acest caz diurna era integral neimpozabilă deoarece cumula minimul de 12 ore prevazut de lege.

Diurna externă –  pentru deplasări în afara României

Valoarea diurnei externe este reglementată de HG 518/1995 actualizată, și nivelul acesteia se stabilește în funcție de țara de destinație.  La fel ca în cazul diurnei interne, valoarea acesteia care se poate acorda angajatului fără a se considera venit impozabil este de 2,5 ori ori nivelul stabilit de lege pentru personalul autorităților și instituțiilor publice. De menționat în acest caz este că diurna externă pentru deplasarea în țările din UE are același nivel de 35 EUR/zi și se poate acorda până la nivelul de 2,5 x 35 EUR/zi = 87,5 EUR/zi, diferența acordată în plus peste acest nivel se va supune impozitării și va apărea în Statul de Salarii. Pentru alte țări puteți consulta tabelul din HG 518/1995 actualizată.

Observație 1! Și administratorii stabiliți potrivit actului constitutiv pot beneficia de diurnă în aceleași condiții aplicabile salariaților entității. Condițiile ar fi ca această prevedere să fie expres menționată atât în actul constitutiv, în Contractul de administrare/mandat, dar și în Regulamentul Intern al entității.

Observație 2! Dacă salariatului i se acorda diurnă, acesta nu va beneficia de decontarea cheltuielilor efectuate cu masa și nu i se vor acorda tichete de masă pentru perioada aferentă, dacă acestea din urmă se acordau conform Regulamentului Intern și al Contractului Individual de Muncă.

Cazarea

Pe perioada delegării, salariatul are dreptul și la decontarea cheltuielii cu cazarea, dacă se deplasează la o distanță mai mare de 50 km față de locul permanent de muncă și nu se poate întoarce la finalul zilei de lucru. Valoarea de decontare a cheltuielii cu cazarea este limitată la o alocație în cuantum de 230 lei/zi, conform HG 714/2018. Decontarea ei se face în baza unei facturi de cazare. De la unitatea la care se cazează, salariatul are obligația să obțină înscrisuri pe ordinul de deplasare, prin completarea datei și orei la sosire și la plecare, plus o semnătură și o stampilă de la aceasta.

Precizări finale

HG 714/2018 face referire la drepturile și obligațiile personalului autorităților și instituțiilor publice pe perioada delegării și detașării în altă localitate, precum și în cazul deplasării în interesul serviciului, adică sunt norme de referință pentru angajații personalului din sistemul public. Aceștia beneficiază atât de cheltuiala cu transportul – autoturism propriu, cât și de alocația de cazare fără alte documente justificative.

Prin raportare la aceasta Hotărâre, și salariații entităților private beneficiază de același drepturi, în baza documentelor justificative. Aici însă, părerile sunt împărțite: unii consultanți fiscali afirmă că aceste drepturi pot fi acordate fără documente justificative, alții, din prudență, spun că nu. Și eu aleg ultima variantă, motiv pentru care am propus încheierea unui contract de comodat pentru cheltuiala cu transportul efectuat cu autoturismul personal și atașarea unei facturi de cazare care să se încadreze în limita prevăzută, în cazul cheltuielii cu cazarea.

În plus față de cele mai sus, recomandăm ca la acest ordin de deplasare să atașați orice oferte propuse/primite și alte documente care să justifice deplasarea în scop de muncă: bilete de la eveniment, cărți de vizită ale competitorilor, pliante primite etc.

Tu cum procedezi? Soliciți sau nu documente justificative angajaților tăi pentru decontarea cheltuielilor?