Cheltuielile de protocol. Reguli și formule

Activitatea de protocol este prezentă în orice forma de organizare a unei societăți: fie ea microîntreprindere sau plătitoare de impozit pe profit și implică deduceri de cheltuieli de protocol dar și de TVA aferent acestor cheltuieli. Cea mai des întâlnită activitate de protocol este cea a meselor de protocol acordate clienților, furnizorilor, sau potențialilor clienți sau furnizori.

Notă: Mesele acordate angajaților constituie avantaj în natură și se impozitează în statul de plată cu toate contribuțiile.

Reguli pentru societățile care plătesc impozit pe profit

În cazul entităților plătitoare de impozit pe profit, deductibilitatea cheltuielii de protocol este limitată la cota de 2% aplicată asupra profitului contabil la care se adaugă cheltuielile cu impozitul pe profit și cheltuielile de protocol.

Observație: cheltuielile de protocol sunt deja încorporate în profitul contabil, iar adăugarea lor are scopul de a le elimina din baza de calcul pentru plafonul deductibilității cheltuielilor de protocol.

Reguli pentru microîntreprinderi

În cazul microîntreprinderilor nu putem discuta despre cheltuieli deductibile sau nu, deoarece acestea sunt impozitate prin aplicarea unei cote la o bază impozabilă constituită din venituri.

Asta nu înseamnă însă că microîntreprinderile pot înregistra cheltuieli de protocol fără a avea un control asupra lor. Dimpotrivă, neavând o regulă clară, grija este chiar mai mare, deoarece există riscul ca la un eventual control acea cheltuială de protocol să fie reîncadrata ca avantaj în natura (în cazul salariaților), sau venit din alte surse (impozitat prin reținere la sursă cu cota de 10%), sau distribuire de dividend (impozitată cu cota de 5% prin reținere la sursa).

Și totuși, ce criterii de referință trebuie să aibă o microîntreprindere în clasificarea cheltuielii de protocol și stabilirea unei limite? Din păcate, răspunsul nu este unul atât de clar și categoric, cu o regulă clar formată ca în cazul plătitorilor de impozit pe profit, care aplică o formulă de calcul. Tocmai din acest motiv, redăm mai multe criterii în stabilirea și încadrarea corectă a cheltuielii.

Regula de bază pentru deducerea oricărei cheltuieli este de a fi efectuată în scopul desfășurării activității economice și rezultatul acestei activități trebuie să fie realizarea de profit. Iar modul în care profitul realizat este distribuit asociaților este prin distribuirea de dividende. În tot acest lanț de acțiuni interdependente, rolul esențial este al administratorului care are, printre responsabilitățile sale, rolul de a folosi cu bună-credință bunurile sau creditul de care se bucura societatea, fără a le folosi în interes propriu.

Dacă criteriile de mai sus sunt îndeplinite, pentru dovada activității de protocol, avem nevoie și de un document justificativ pe lângă bonul fiscal (cu valoare mai mică de 100 euro) sau factură (obligatorie pentru orice depășește 100 euro). Acel document justificativ ar putea fi o decizie internă emisă de Administrator în care să menționeze necesitatea întreprinderii unei astfel de cheltuieli. Astfel, se înlătură orice altă clasificare a cheltuielii.

Exemplu deducere cheltuieli de protocol și TVA aferente pentru o microîntreprindere: Societatea AlfaBetaOmega SRL, microîntreprindere, plătitoare de TVA, fără angajați, reprezentată de dl. Popescu Ion în calitate de Administrator (care este și asociat unic), are nevoie de serviciile de IT ale unui terț pentru dezvoltarea unei pagini de internet de prezentare a serviciilor sale, dar și pentru a își face reclamă și a crește vizibilitatea în mediul on-line a companiei. Decide așadar să solicite mai multe oferte, din care selectează una care consideră că prezintă interes.
Pentru discuția finală decide să iasă la masă la restaurant cu terțul ales, reprezentat de cel puțin un responsabil (fie angajat, fie administrator), pentru care primește o factură de 500 lei, din care: cheltuieli cu masa de protocol 400 lei plus TVA 5% (20 lei) și 67,23 lei plus TVA 19% (12,77 lei) – o sticlă de whiskey.

În cazul de mai sus, avem o cheltuială de protocol întreprinsă cu scopul de generare de beneficii viitoare (se presupune că odată ce pagina apare în mediul online, posibilii clienți  vor identifica firma mai ușor). În vederea acestei cheltuieli, administratorul va emite o decizie internă (vezi model) în care va menționa nevoia întreprinderii acestei cheltuieli, participanții (reprezentanții ambelor părți interesate), scopul (negocierea contractului) și alte elemente  adiționale: locație, perioada, elemente interne (buget alocat negocierii).

După aprobarea deciziei și întâlnire, va reveni și cu o completare, în care se va specifica oferta finală primită, dacă s-a încheiat sau nu contractul etc. Scopul întocmirii deciziei este să dovedească că această cheltuială a fost pentru societate, în scopul beneficiilor viitoare, și să înlăture posibilitatea de clasificare a cheltuielii ca fiind dividend, de exemplu (adică înlătură interpretarea că administratorul a luat masa în oraș, a decontat cheltuielile, a diminuat deci profitul care i s-ar fi distribuit sub forma de dividend, care ar fi fost impozitat prin reținere la sursă cu cota de 5%).

Dacă toate criteriile de mai sus sunt îndeplinite, acesta va deconta cheltuiala ca fiind a societății și va deduce și TVAul aferent, inclusiv TVAul aferent băuturii alcoolice, deoarece conform normelor metodologice ale alin. 4, Art. 278, acestea sunt servicii de restaurant, servicii care constau în furnizarea de produse alimentare și/sau de băutură, preparate sau nepreparate, pentru consumul uman, însoțită de servicii conexe suficiente care să permită consumul imediat al acestora.