Termenul de Due Diligence nu are o traducere directă în limba română. Cu toate acestea, este un termen din ce în ce mai des folosit în lumea business-ului. Ne putem referi la el ca la o verificare a antecedentelor, însă este mult mai mult de atât, practic, acoperă partea de cercetare și stabilire a riscurilor ce apar în momentul colaborării sau afilierii cu un anumit individ sau entitate.
Scopul acestui proces este acela de a evita sau a atenua posibile daune reputationale, riscuri financiare sau răspundere juridică, dar și efectele negative pe care implicarea noastră ca și companie, fie ea directă sau indirectă o poate avea asupra oamenilor, mediului și societății (corupție, fraudă, spălare de bani, sclavie, finanţarea terorismului etc.)
Având în vedere complexitatea rețelelor globale ale organizațiilor, este mai important ca niciodată ca fiecare societate sa-și formeze o strategie eficientă pentru evaluarea și monitorizarea riscului terților (client, funrizori, parteneri etc.), în special dacă există riscul de infracțiuni financiare.
Iată câteva exemple de bune practici ce pot mitiga aceste riscuri:
1. Implementarea unui process de due diligence
Procesul de due diligence trebuie să se alinieze cu riscurile strategice, financiare, de reglementare și reputaționale cu care fiecare companie se confruna, iar acestea difera de la caz la caz. Baza stabilirii unui process de due diligence sau “Know your customer – KYC” este ca întrebările potrivite să fie adresate înainte de a începe orice colaborare. De asemenea, orice companie trebuie să își definitiveze obiectivele, și direcția strategică pe care intenționează să o urmeze pentru a evalua gradul de risc pe care și-l poate asuma.
Această funcție poate fi constituită atât la nivel intern, cât și externalizată, Piața oferă o mulțime de servicii în acest sens: pre-employment screening; rapoarte de due diligence pentru indivizi sau companii în diverse industrii, atât generale cât și “enhanced”, ce pot fi personalizate pe nevoile și interesele fiecărui solicitant.
2. Colectarea infromațiilor esențiale
a) O prima arie de interes ar fi validarea faptului că potențialul partener posedă documentele obligatorii de înregistrare (Certificatul de Înregistrare; Actul Constitutiv; Certificatul de Identificare Fiscală (CIF), Dovada Sediului Social etc), precum și licențe sau certificări emise de agenții guvernamentale pentru desfășurarea activităților.
b) Țara de originie sau oferirea de servicii în una sau mai multe țări cu risc fiscal ridicat/ țări sancționate sau tranzacții financiare cu aceste țări poate reprezenta de cele mai multe ori un semnal de alarmă. FATF este principalul organ ce identifică jurisdicțiile cu măsuri slabe de combatere a spălării banilor și finanțării terorismului. O altă sursă relevantă ar fi Lista UE a jurisdicțiilor necooperante în scopuri fiscale. Iar Harta sancțiunilor UE detaliază într-o maniera adecvata măsurile aplicate statelor cărora li se aplică măsuri restrictive.
c) Identificarea fiecărui nivel al structurii acționariatului, până la beneficiarul real. Legea nr. 129/2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor şi finanţării terorismului setează pragul în definirea beneficiarului real la deţinerea a cel puţin 25% din acţiuni în cazul societăţilor prevăzute în Legea societăţilor nr. 31/1990. La nivel practic, complexitatea structurii poate varia și putem vorbi de constituitori, fiduciari sau protectori ca fiind beneficiarii reali.
*O atenție sporită trebuie acordată, totuși, în cazul în care o companie este proprietate guvernamentală/ de stat. Se recomandă clarificarea anumitor aspecte, cum ar fi: cât de activ este controlul exercitat de guvern asupra companiei, posibilitatea guvernului de a desemna indivizi în funcții cheie de conducere sau în Consiliul de Administrație, daca angajații companiei au dreptul la aceleași beneficii ca și angajații guvernamentali direcți. Cateva dintre riscurile associate cu o astfel de structură ar fi interferențe politice, riscuri financiare și lipsă de transparență.
d) Identificarea indivizilor autorizati să semneze contracte și/ sau să ia decizii la nivelul companiei: angajații cheie (C-level) sau membrii Consiliul de Administrație, precum și identificare anumitor aspecte ce pot reprezenta un conflict de interese. Articolul 17, pct 2 din Regulamentul nr. 1/2019 privind evaluarea şi aprobarea membrilor structurii de conducere şi a persoanelor care deţin funcţii-cheie în cadrul entităţilor reglementate de Autoritatea de Supraveghere Financiară poate fi luată drept reper pentru setarea acestor indicatori:
- interesele economice, cum ar fi: drepturi de proprietate, inclusiv acţiuni, calitatea de membru, participaţii şi alte interese economice, drepturi de proprietate intelectuală, împrumuturi acordate de entitatea reglementată unei societăţi deţinute de membrii structurii de conducere;
- relaţiile personale sau profesionale cu acţionarii care deţin participaţii calificate în entitatea reglementată;
- relaţiile personale sau profesionale cu personalul propriu sau al entităţilor incluse în perimetrul de consolidare;
- alte angajamente prezente sau anterioare;
- relaţiile personale sau profesionale cu entităţi interesate, cum ar fi: asociaţi cu furnizorii de materiale, consultanţi, alţi furnizori de servicii;
- apartenenţa la un organism sau deţinerea unui organism sau a unei entităţi ce implică conflict de interese.
- orice relaţie profesională sau personală cu o persoană expusă public, astfel cum este definită la art. 3 alin. (2) din Legea nr. 129/2019.
e) Obținerea unei perspective clare asupra lanțului de aprovizionare al partenerului, atât furnizori cât și agenți, revânzători și alți intermediari care pot presta servicii în numele companiei. De asemenea, identificarea filiarelor, asociererilor în participație, grup sau orice alt interes al companiei precum și colectarea, analizarea și stocarea informației relevante despre acestea, structura acționariatului, industriile în care operează, standardele lor de integritate și anticorupție și orice risc semnificativ de luare de mită și corupție pot reduce semnificativ riscurile mentionate mai sus.
f) Date financiare: validarea faptului că partenerul are suficiente resurse pentru a-și desfăsura activitațile; documentele contabile sunt ținute în conformitate cu practicile contabile general acceptate; nivelul de transparență; consimțământul de a fi auditat și părerea auditorului; verificarea de istoric a plătilor in forma cash.
Printre sursele utile ce pot oferi un bun punct de start în colectarea acestor informații se pot menționa: https://termene.ro/ și https://www.onrc.ro/index.php/ro/
3. Verificarea numelor cheie colectate
Atât companiile, cât și persoanele fizice pentru care infromațiile au fost colectate vor fi supuse unui proces de verificare a prezenței media negative în relație cu acestea. De asemenea, prin efectuarea verificărilor privind listele de supraveghere și persoanele expuse politic (PEP) se poate determina rapid dacă relația potențială cu terți prezintă un risc semnificativ. Un exemplu de surse valide ar fi:
- Listele globale de sancțiuni
- Listele de aplicare a legii cu entități criminale cunoscute (https://www.diicot.ro/; https://portal.just.ro; https://www.rejust.ro/ etc.)
- Listele publicate de reglementatori cu companii și persoane fizice suspendate sau excluse
- Listele cu persoane expuse politic (PEP) pentru identificarea legăturilor politice
4. Monitorizare continuă
Odată ce un terț a fost evaluat, este încă necesar să se efectueze o monitorizarea continuă a relației pentru a identifica eventualele semnale de alarmă care ar putea pune organizația în pericol. Pe măsură ce reglementările se schimbă, este important să te asiguri că partenerii tăi respectă noua legislație. În plus, schimbările de conducere sau știrile negative ar putea compromite o parteneriat existent, iar monitorizarea continuă îți va permite să decizi dacă și când este momentul să întrerupi legăturile cu acesta.
În prezent sunt firme specializate care îți pot acorda un certificat care atestă reputația ta. Dacă prezinți acest certificat partenerilor îi vei scuti pe ei de o activitate care implică efort, timp și bani și, în plus, le vei prezenta un document care reprezintă o acreditare și care are ca rezultat accelerarea tranzacțiilor comerciale.
