Introducere
Au trecut deja 9 luni de când sistemul RO e-Factura a devenit general aplicabil. Din luna iulie au intrat în vigoare și amenzile, deși nu cunoaștem cazuri în care să fi fost aplicate (încă). Până acum, e-Facturile erau fie trimise sau primite și singurul efect vizibil era în relațiile comerciale. Din perspectiva relației cu ANAF informațiile curgeau într-o singură direcție: noi le trimiteam, ei le primeau de la noi și le trimiteau clienților sau invers – totul se oprea aici.
Începând cu 5 septembrie, însă, au început să vină primele deconturi precompletate, parte din sistemul numit e-TVA prin care statul își propune să coreleze toate informațiile pe care le are despre TVA și să le compare cu raportările noastre. Similar cu e-Factura, e-TVA nu are consecințe imediate: suntem încă în perioada de pregătire, perioadă în care și noi și ANAF învățăm mersul lucrurilor.
Ce e mai interesant la aceste prime deconturi, însă, este că informațiile au început să circule și invers: de la ANAF către noi. Deși sunt destule critici care pot fi aduse acestui nou “e”, schimbarea de paradigmă e una care se poate dovedi benefică oricărui contribuabil de bună credință: scriptele ANAF nu mai sunt o cutie neagră, putem înțelege și anticipa ce se întâmplă de cealaltă parte a baricadei. Dar asta doar dacă buna credință e reciprocă și dacă se va construi pe baza acestui precedent.
Cu ocazia analizei primelor deconturi și a modului în care ANAF extrage informații din e-Facturi, ne-am gândit că ar fi oportun să trecem în revistă și să publicăm modul în care-i sfătuim pe clienții noștri să lucreze cu e-Factura. Sperăm să-ți fie util!
Cuprins
- Despre e-Factura
- Un mit și un adevăr
- Despre aplicațiile noastre
- Anatomia unei e-Facturi
- Despre trimiterea facturilor
- Despre primire
- Cum arhivez e-Facturile?
- Primele observații din deconturi
- Concluzie
- Istoric modificări
Despre e-Factura
Acest articol nu se dorește a fi o introducere în d’ale e-Facturii. Presupunem că tu, cititorule, știi deja ce este e-Factura și înțelegi, în mare, care este modul de lucru. Cu toate acestea, vom face o scurtă incursiune în istorie pentru a ne asigura că ne înțelegem reciproc.
Prezentul prin prisma istoriei
Discuțiile din spațiul public sunt centrate pe aspecte tehnice și detalii vremelnice, dar mai important este să înțelegem că s-a creat o nouă (veche) paradigmă în care ANAF se interpune, parțial, între părțile unei relații comerciale.
Unii dintre voi poate își mai amintesc de vremurile în care facturile nu se puteau emite în word cu un șablon oarecare, ci era necesară completarea lor pe niște documente “tipizate, emise, înseriate și numerotate de Ministerul Finanțelor Publice și Imprimeria Națională”.
Iată ce scria Evenimentul Zilei pe 23 februarie 2007 (via Hotnews):
“Românii au scăpat pentru prima dată anul acesta de birocrația în ceea ce privește facturile. Firmele pot să-și tipărească singure facturile, deci nu vor mai fi obligate să le ridice de la Imprimeria Națională.”
Tot Evenimentul Zilei ne spune ce trebuia (până în acest an) să conțină o factură, eliberată (de la acea vreme și până recent) de birocrație:
“Codul Fiscal, intrat în vigoare în prima zi a lui 2007, definește, preluând prevederile europene, ce trebuie să conțină o factură: date de identificare a cumparatorului, a vanzatorului, a operațiunii. Ștampila nu se află printre elementele obligatorii.”
Cireașa de pe tort: “În trecut, regulile prevedeau ca fiecare factură să fie ștampilată și semnată. Culmea birocrației: era necesară și seria de buletin a cumpărătorului.” Tot HotNews, în mod direct de data asta, ne spune în 2024 că “Toți românii ar putea primi câte un cod cu care să facă cumpărături”. La fel de interesant este și că renunțarea la facturier a avut loc odată cu integrarea în UE iar e-Factura (deși facturarea electronică nu este o invenție a UE) folosește standarde și mecanisme europene.
Și la ce te ajută toată această istorie? Urmează să-ți oferim o serie de sfaturi dar, pentru a le și înțelege, e important să accepți că documentul original este acum e-Factura, acel fișier cu sigiliul ANAF, și nu factura PDF sau tipărita pe care o primești de la furnizor. Paralela cu “facturierul” de pe vremuri ancorează tot acest proces digital și abstract într-o realitate tangibilă.
Diferența fundamentală dintre e-Factura și facturile tipizate este că acum nu mai primești tipizatele calup, în avans: pentru fiecare factură emisă (momentan doar în relațiile B2G și B2B) trebuie să mergi la ANAF, să o verifice doamna de la ghișeu, să-ți spună că-i bună și să-ți pună ștampila. Nici nu o mai predai tu clientului, o trimit tot ei. Și tu le primești tot de acolo. Bineînțeles, în practică toți acești pași se întâmplă automat, digital, și nu este nevoie să mergi nicăieri, dar acesta este modul de lucru.
Un mit și un adevăr
e-Factura e treaba contabilului
Complet greșit. Încă din anul 2023 am remarcat o sintagmă greșită, folosită nu doar de antreprenori: aceea de “declarare” a facturilor. Declarațiile contabile de până în prezent se redactează post-factum: au loc niște tranzacții comerciale iar contabilul, la un interval predefinit, le… contabilizează, derivă niște obligații și trimite aceste date la ANAF. e-Factura nu este un raport ce se emite după procesul de facturare ci reprezintă, în sine, documentul primar. Din acest motiv în legislația inițială nu apărea niciun termen de “declarare”, iar termenul actual de 5 zile calendaristice există doar pentru a ușura tranziția.
Un contabil, mai ales în cazul contabilității externalizate, similar unui istoric, analizează trecutul, iar facturarea (inclusiv și e-Factura) trebuie să revină în sarcina administratorului sau a angajaților companiei. Doar ei cunosc suficient de bine realitățile cotidiene pentru a acționa corespunzător și la timp.
e-Factura este de abia la început
Este incontestabil efectul (în mare parte negativ, cel puțin din punct de vedere al percepției) pe care l-a avut până acum acest nou apetit pentru digitalizare, însă e-Factura este doar o piesă dintr-un ansamblu mai mare.
Încă nu s-au dat (din câte știm noi) amenzi pentru netrimiterea de e-Facturi, e-TVA nu produce încă efecte, SAF-T devine obligatoriu pentru companiile mici abia de anul viitor. Toate aceste sisteme, luate împreună, au potențialul de a spori capacitatea de coerciție a statului.
Dintre obiecțiile pe care le-am auzit de la cei care speră că acest sistem să fie o simplă formalitate amintim: amenzile nu sunt proporționale cu gravitatea faptei, este nedreaptă amendarea cumpărătorului pentru dezinteresul vânzătorului, ar trebui să primeze corespondența cu realitatea a unei tranzacții, nu declararea ei într-un sistem oarecare, nu au suficienți inspectori să meargă în control etc. Noi am spune că “până la Dumnezeu te mănâncă sfinții”: îți recomandăm să eviți amenzile, nu să speri că, după ce le vei primi, vei putea să scapi de ele. Sau, chiar mai rău, să trăiești constant cu grija că poate vor veni, poate nu. Amintim e-Transport, acolo unde au fost aplicate sancțiuni de zeci de mii de euro pentru neîndeplinirea unei “formalități”.
Cu toate că îți recomandăm să fii prudent, lucrurile nu stau chiar atât de rău și, cu uneltele și abordările potrivite, e-Factura ar putea fi chiar în beneficiul companiei tale.
Despre aplicațiile noastre
Pe parcursul articolului vom face referire la aplicația pe care o oferim gratuit clienților noștri pentru arhivarea, citirea, validarea și organizarea facturilor. Sfaturile oferite sunt general valabile, fără o aplicație sau alta. Acolo unde sunt disponibile, îți oferim link-uri către utilitare ANAF care să-ți ușureze munca.
Pentru cei care nu ne sunt clienți, am participat la crearea softului in-balanta.ro, aplicație care oferă funcționalități similare celor oferite clienților noștri.
Un alt proiect pe care-l menționăm este in-dosar, aplicație complet gratuită care va fi disponibilă curând și care îți permite să lucrezi mai ușor cu arhiva de e-Facturi pe propriul calculator.
Anatomia unei e-Facturi
Nu vom zăbovi prea mult pe acest subiect, dar sunt niște noțiuni esențiale pe care trebuie să le înțelegi pentru a putea lucra eficient și corect cu e-Factura. Când spunem e-Factură, ne referim, în principal la acel document în format XML care reprezintă o factură. Dacă ai avut curiozitatea să o citești (o poți face cu orice editor text, chiar și Notepad), vei vedea înăuntru toate informațiile prezente de obicei pe o factură, ba chiar mai multe, scrise într-un mod structurat, astfel încât un calculator să poată lucra ușor cu ele.
Amintim: informații despre cumpărător, vânzător (inclusiv adresa sediului social și persoanele de contact), tipul facturii (vezi mai jos), data facturii, data de exigibilitate a TVA, data scadenței, intervalul facturat, metode de plată, informații despre cotele de TVA folosite, liniile facturii, detalii despre produsele vândute, detalii despre livrare (data, locul) – lista nu se oprește aici.
Deși sunt multe informații, poți intui pentru ce sunt utilizate. Însă trebuie să detaliem puțin despre tipul facturii. Codurile pe care ți le prezentăm mai jos fac parte dintr-un nomenclator mai amplu folosit la nivelul Uniunii Europene (și nu numai). Deși nu apar explicit în Codul Fiscal, introducerea lor în ecosistemul fiscal din România a avut loc cu introducerea SAF-T și acum se vor răspândi datorită apariției e-Facturii și a e-TVA.
Ai putea spune că ai o afacere de condus și nu te interesează pe tine astfel de coduri. Dar, la fel cum ai învățat ce înseamnă SDD, taxare inversă și alte noțiuni la intersecția dintre relațiile comerciale și fiscalitate, vei fi nevoit să înțelegi și aceste coduri. Cu cât mai repede, cu atât mai bine.
O e-Factură poate avea următoarele tipuri:
- 380 – Factură. Dacă nu ai un motiv special pentru a folosi altceva, acesta este codul pe care-l vei folosi cel mai des.
- 381 – Notă de credit. Sau „Notă de creditare”. Acest tip de factură ar trebui să reprezinte reciproca unei facturi normale: o factură 381 cu valoare pozitivă fiind echivalentul unei facturi 380 cu valoare negativă (storno). Nu îți recomandăm să o folosești. Vezi mai jos de ce.
- 384 – Factură corectată. În cazul în care o factură trimisă anterior trebuie corectată, se poate folosi acest tip de factură. Ține cont că o factură corectată nu înlocuiește factura inițială, ci se cumulează cu aceea. Pentru simplificare, îți recomandăm să stornezi întotdeauna factura greșită (380 pe -) și să trimiți o factură nouă. Astfel rezultatul va fi o serie de 3 facturi: cea greșită, cea storno și cea corectată. Dacă ești nesigur, evită acest tip de factură.
- 389 – Autofactură – folosită doar în situații specifice, doar dacă ai un acord prealabil cu cealaltă parte.
- 751 – Informații în scopuri contabile – utilizarea împănântenită odată cu introducerea SAF-T este pentru facturile însoțite de bon fiscal
Recomandarea noastră este, în cazul în care te afli în situația de a alege, să te limitezi la codul 380 pentru facturi normale și storno și la codul 751 atunci când emiți o factură încasată cu bon fiscal.
Despre trimiterea e-Facturilor
Cum trimit?
În primul rând, să discutăm despre cum trimiți. Noi îți recomandăm să folosești un soft de facturare, chiar și pentru volume mici – sunt destule care nu te costă nimic. Orice soft folosești, asigură-te că e integrat cu e-Factura și că poate trimite e-Facturile automat.
Dacă, totuși, vrei să le trimiți manual, ANAF îți oferă următoarele unelte: Aplicația web simplificată și Aplicația web extinsă. După ce ai generat acel fișier XML, trebuie să îl încarci în portalul e-Factura al ANAF cu care te autentifici folosind semnătura electronică. Odată încărcat, fișierul va trebui validat de ANAF și, doar dacă este acceptat, ți se va genera e-Factura pe care o poți arhiva.
Vei vedea că nici aplicația simplificată nu e foarte simplă și îți permite să creezi facturi care nu se vor valida, motiv pentru care îți recomandăm un soft terț care să facă totul pentru tine.
Când trimit?
Alt considerent e cât să aștepți după ce întocmești o e-Factură și până o trimiți: noi îți recomandăm să o faci cât mai repede și să nu te bazezi pe termenul de 5 zile. În cel mai rău caz, poți storna o factură greșită, dar dacă nu ai trimis-o la timp nu-ți rămâne decât să te speri la clemența sau indolența autorităților.
La ce să fiu atent?
Aici lucrurile nu se schimbă mult față de facturile clasice: e important ca toate informațiile să corespundă realității. Dacă softul tău de facturare îți permite să le completezi explicit, ai grijă la: perioada facturată, data livrării și data de exigibilitatea a TVA. Vor fi importante pentru e-TVA.
Pot să le trimit și pe e-mail?
Poate clienții tăi nu s-au obișnuit cu acest nou canal de comunicare și e în interesul tău să îi ajuți și să nu le oferi motive pentru neplată. Îți recomandăm să le comunici și pe e-mail. E opțiunea ta dacă le incluzi o “factură” în format PDF (fără valoare contabilă) sau le trimiți direct e-Factura validată.
Despre primire
Când și cum să verific ce e-Facturi am primit?
Aici lucrurile sunt triste, dar simple: înainte să faci plata. Având în vedere că poți fi amendat pentru introducerea în contabilitate a unei facturi care n-a fost trimisă prin e-Factura, e important să verifici e-Factura (nu vreun PDF primit pe e-mail sau o foaie A4 primită în mână) înainte să plătești. E singurul moment în care ai puterea de a condiționa comportamentul furnizorului și pe acest lucru s-a bazat legiuitorul când a stabilit amenzile.
Pentru a vedea ce facturi noi ai primit, ai mai multe opțiuni:
- Dacă folosești un soft de facturare, cele mai multe îți preiau și facturile primite. Ai grijă la limitele abonamentului: unele softuri de facturare au un număr limitat de facturi preluate.
- Poți folosi un soft dedicat pentru citirea și arhivarea facturilor, cum sunt aplicația pentru clienții noștri și in-balanta.ro
- Poți intra direct pe SPV, autentificându-te cu semnătura digitală, și descărca facturile de acolo. Deși ne străduim ca în acest ghid să-ți recomandăm uneltele oferite de ANAF, în acest caz nu îți recomandăm să le descarci manual dacă ai mai mult de 50 de facturi lunar: trebuie să le descarci una câte una, nu ai o evidență clară a facturilor nedescărcate și aplicația oferită de ANAF încă e nefuncțională (parțial sau complet) o bună parte din zi.
Dacă nu am primit o factură?
Sunt unele situații în care nu e posibil să faci plata după ce verifici că ai primit factura. OUG 69/2024 prevede că
„În cazul în care este obligatorie transmiterea facturii prin sistemul naţional RO e-Factura, beneficiarii care nu primesc facturile prin sistem în termenul prevăzut la art. 10 alin. (7), pentru livrări de bunuri/prestări de servicii pentru care plata se face la momentul livrării/prestării, pot notifica organele fiscale competente în acest sens. Procedura de notificare şi măsurile ce urmează a fi luate de organul fiscal în vederea transmiterii facturilor de către emitenţi prin intermediul sistemului se stabilesc prin ordin al preşedintelui Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală.”
Însă ordinul întârzie să apară și nu știm ce efecte va avea această notificare. Din păcate, aici va trebui să te bazezi pe buna-credință a furnizorului.
La ce să fiu atent?
La fel ca în cazul emiterii, trebuie să te asiguri că datele din e-Factura corespund realității. Dacă furnizorul îți trimite pe e-mail un PDF, nu ar trebui să îl iei de bun, ci să verifici datele din e-Factura propriu-zisă. Cum faci asta? Ori cu ajutorul softurilor specializate, ori folosind convertorul PDF de la ANAF.
Îți atragem atenția asupra unor aspecte întâlnite în practică pe care mulți antreprenori nu le iau în calcul:
- Asigură-te că știi cine îți trimite factura. Dacă primești o e-Factura, CUI-ul trecut în factură trebuie să corespundă furnizorului. ANAF nu verifică decât CUI-ul, nu și numele trecut în factură. Acestea ar putea fi diferite.
- Asigură-te că furnizorul ți-a trecut datele firmei corect: denumirea firmei, sediul social etc
- Verifică liniile și cantitățile: validatorul ANAF nu se asigură că preț x cantitate = valoare
- Dacă factura este în valută, verifică valoarea TVA în lei. e-Factura nu va conține cursul valutar folosit (decât, poate, în mențiuni), dar va conține obligatoriu valoarea TVA atât în lei cât și în moneda documentului. În practică am întâlnit TVA în lei calculat la cursuri complet eronate.
- Dacă sunt prezente, verifică perioada de facturare, data de livrare și data de exigibilitate a TVA. Vor fi folosite în decontul e-TVA.
- Uită-te la tipul facturii. Am detaliat mai sus care sunt codurile și ce reprezintă. Atenție la nota de credit: deși, în mod normal, ar trebui să reprezintă opusul unei facturi (o NC cu valoare pozitivă fiind echivalentul unei facturi storno), primele deconturi arată că pentru e-TVA valoarea este luată așa cum e trecută în factură. Vom vedea în lunile care urmează dacă își schimbă ANAF interpretarea sau va trebui să ne conformăm noi.
- Nu plăti o factură cu tipul 751 – Informații în scopuri contabile. Se consideră că a fost deja plătită sau nu există o obligație de plată dacă s-a folosit acest cod.
- Asigură-te că nu ai primit mai multe facturi cu același număr, de la același furnizor, indiferent de tipul lor. Dacă găsești astfel de facturi, respinge-le! E o practică des întâlnită, dar eronată, să se emită facturi corectate (384) cu același număr ca documentul inițial.
- „Suma platită” (BT-113) și „Suma de plată” (BT-115) trebuie să corespundă cu realitatea. În cazul în care ai achitat parțial o factură, valorile de aici ar trebui să reflecte acest lucru.
Am primit o e-Factură eronată sau pe care nu o recunosc. Ce fac?
Nu există un mecanism de respingere explicită a unei e-Facturi. Totuși, ni se oferă un canal de comunicare, dar într-o singură direcție: trimiterea unui răspuns la o factură primită. Deși aceste răspunsuri nu au efectul de a exclude o factură din decont, le poți folosi pentru a justifica neincluderea în contabilitate a unei facturi în eventualitatea unui control. Astfel, vei avea dovada faptului că ai comunicat furnizorului obiecțiile tale.
Aplicația pentru clienții noștri și in-balanta.ro oferă o funcție de respingere cu rol de a marca factura ca fiind respinsă pentru arhiva ta proprie și de a trimite cu ușurință un mesaj de respingere prin SPV. Totuși, ține cont că această mesagerie prin SPV nu merge decât într-o singură direcție și integrarea ei în diferite aplicații nu e grozavă: îți recomandăm să comunici o eventuală respingere și prin canalele clasice de comunicare: e-mail, telefon etc.
Pot să primesc e-Facturi pe e-mail?
Îți recomandăm să iei în calcul doar e-Facturile descărcate direct din SPV, dar, dacă te găsești în situația în care trebuie să iei decizii pe baza unei e-Facturi primite în afara SPV este foarte important să verifici integritatea sigiliului pus de ANAF. Poți face acest lucru folosind aplicația web pusă la dispoziție de ANAF sau aplicația pentru calculator pe care o poți descărca de pe pagina cu informații tehnice (Aplicație verificare semnătură factură electronică).
Este important, așa că vom repeta: nu plăti o e-Factura trimisă în afara SPV sub nicio formă și pentru niciun motiv fără să te asiguri că semnătura este validă.
Ține minte: chiar dacă o factură are sigiliul intact, nu știi când a fost trimisă în SPV.
Cum arhivez e-Facturile?
Notă: din lipsa altor termeni vom folosi cuvântul “arhivă” cu două sensuri: colecție de documente și fișier (aici cu extensia .zip) care conține alte fișiere.
Ce trebuie să arhivez?
O e-Factura validă este acel fișier XML original pe care ți l-a generat aplicația de facturare însoțit de fișierul cu semnătura electronică a ANAF. Pentru acest scop, ideal ar fi să stochezi arhivele .zip care conțin ambele fișiere XML așa cum sunt livrate de ANAF.
Știm că unele aplicații le redenumesc în încercarea de a face accesarea lor mai ușoară (vom reveni la acest subiect) însă, pe lângă fișiere în sine, fișierul .zip mai conține trei informații pe care îți recomand să nu le pierzi: indexul de descărcare (acesta este numele inițial al fișierului .zip), indexul de încărcare (numele fișierului XML amintit mai devreme) și data încărcării (prezentă doar în metadatele arhivei). Nu e obligatoriu să le ai și, nefiind sub sigiliul ANAF, nu pot constitui vreo dovadă, însă îți recomandăm să le păstrezi.
Cum lucrez cu facturile salvate?
Ai arhivele, dar dacă ai vreodată nevoie să vezi ce e în ele cum procedezi? Aici ai mai multe opțiuni, dar ce e important e să nu pierzi arhivele – atât timp cât le ai, vei putea oricând să le citești, într-un fel sau altul.
- Anaf îți pune la dispoziție o aplicație online care face conversia unui fișier XML e-Factura în PDF
- Tot ANAF oferă pe pagina lor de informații tehnice două utilitare pe care le poți folosi pe calculatorul tău: “Aplicație conversie XML factură în PDF” pentru conversia factură cu factură și “Aplicație conversie XML in PDF pt toate facturile din folder” pentru conversia în masă a facturilor
- Unele programe de facturare și unele programe de arhivare a e-Facturilor îți oferă fie un format propriu de PDF, fie formatul de la ANAF atunci când îți exporți arhiva
Și întrebarea este: trebuie să arhivezi și aceste PDF-uri? Răspunsul este că nu, arhivele originale sunt suficiente, însă ți-ar putea fi util să le ai.
Dar răspunsurile de mai sus nu ne satisfac, un folder plin cu PDF-uri nu are niciun sens: de ce mai avem date structurate, ușor interpretate de calculator dacă tot ce facem cu ele e să le transformăm în PDF? De aceea lucrăm la in-dosar, o aplicație cu care îți vei putea citi, filtra și organiza arhiva de e-Facturi.
Despre PDF-ul ANAF
Mai sus aminteam că unele programe oferă un format propriu și ți-am oferit link-uri către aplicațiile ANAF care generează un format specific. Poate te întrebi care e mai bun. După părerea noastră, acela care îți este mai ușor de folosit. Reține că singurul lucru care contează este păstrarea fișierelor .zip (sau a perechilor de fișiere XML factură + sigiliu). Dar cel oferit de ANAF, deși greu de citit, are niște avantaje:
- Este cuprinzător.
- Este accesibil oricui, motiv pentru care este larg răspândit. Va trebui oricum să înveți să-l citești.
- Din discuții pe tema e-Facturii, aparent unii inspectori ANAF îl cer când merg în control – acesta fiind, în viziunea lor, formatul “oficial” – cutumele se pot schimba, mai ales în această perioadă de adaptare, dar sunt șanse mari ca acest obicei să rămână
Cum stochez e-Facturile?
Din fericire, cea mai mare problemă cu arhivarea electronică a documentelor este rezolvată fără ca noi să facem nimic: condiția de integritate a arhivei este acoperită de sigiliul ANAF. Vom putea oricând dovedi că un document din arhiva noastră nu a fost modificat. Tot ce ne mai rămâne de făcut este să stocăm fișierele. Recomandarea noastră este să păstrezi (minim) 3 copii:
- Una într-un sistem cloud oarecare. Dacă softul de facturare este în cloud și îți preia facturile primite, acesta ar fi suficient. Alternativ, ai soluții dedicate care, printre alte lucruri utile, îți și stochează facturile. Aici amintim in-balanta.ro. Sau, dacă preferi, poți salva o copie în OneDrive sau Google Drive. Dacă alegi această ultimă opțiune, îți recomandăm să te asiguri că ai activat versionarea fișierelor.
- Una pe calculatorul pe care lucrezi ca să le poți accesa ușor.
- Una pe un mediu de stocare separat, deconectat de calculator. Dacă mai ai acces la așa ceva, o unitate care scrie DVD-uri ar fi o soluție bună și accesibilă pentru stocarea pe termen lung. Dacă nu, poți folosi un hard-disk extern (atenție: nu SSD!). Dacă nici asta nu ai, poți stoca fișierele pe un SSD extern sau un stick usb. Dacă folosești această variantă, îți recomandăm să-l conectezi la calculator cel puțin o dată pe lună.
În cel mai rău caz, există și varianta de a cere la ANAF facturi mai vechi de 60 de zile pe care nu le-a descărcat sau le-ai pierdut. Procedura documentată de ANAF este în acest ghid, la pagina 15.
Cel mai important lucru: o strategie de back-up slabă dar executată corect e mai bună decât o strategie ideală de la care te abați. Alege ce funcționează cel mai bine pentru tine.
Primele observații din deconturi
Am început acest articol prin a-ți spune că e-Factura nu e treaba contabilului. Decontul precompletat P300, parte a inițiativei „e-TVA”, și detaliile sale sunt treaba contabilului, dar e mai ușor să previi decât să repari, așa că îți vom spune ce am remarcat din deconturi ca să știi ce probleme poți întâlni și ce îți recomandăm să faci:
- Nu sunt luate în considerare decât facturile care au data exigibilității în luna aferentă decontului. Iată procedura de determinare a datei exigibilității in e-Facturi, așa cum am am înțeles-o noi până acum: data exigibilității, dacă e înscrisă explicit pe factură (BT-7) sau data livrării efective, dacă apare în factură (BT-72), sau data emiterii (BT-2). Se va folosi prima dată care nu lipsește. Asigură-te că toate aceste date (+ cea a scadenței și intervalul facturat) corespund cu realitatea!
- Pentru facturile în valută, cursul valutar folosit este cel determinat din factură (ca raport dintre valoarea TVA în moneda facturii și valoarea TVA în lei). Unde TVA este 0, a fost folosit cursul BNR. Atenție la valoarea TVA în lei la facturile în valută și la cursul rezultat!
- Nu sunt incluse facturile cu tipul 751 (Informații în scopuri contabile) de vânzare, cele de cumpărare sunt incluse. Decontul include inclusiv sumele preluate din sistemul RO e-case de marcat, deci vânzările sunt excluse pentru a nu dubla sumele. Asigură-te că atunci când încasezi o factură cu bon fiscal, tipul facturii trimise este 751.
- Sunt incluse și facturile cu număr duplicat de la același furnizor. Nu accepta o factură cu număr duplicat, va fi tratată de către ANAF ca o factură separată, dar vei avea probleme la înregistrarea ei.
- Facturile de corecție (tip 384) sunt însumate ca orice altă factură. Aceste tipuri de facturi sunt facturi distincte și nu înlocuiesc factura corectată! Tratează-le ca pe orice altă factură și nu accepta facturi cu număr duplicat sau care ți-ar dubla sumele (decât în cazul în care factura inițială a fost stornată).
- Facturile pentru care trimiți mesaj de răspuns nu sunt eliminate automat (și nici nu ar putea fi). Continuă să trimiți răspunsuri la facturile la care ai obiecții, dar ține evidența lor. Vei folosi răspunsurile ca justificare la un eventual control.
- Pentru notele de credit (tip 381), sumele au fost preluate așa cum au fost înscrise în factură: o notă de credit cu valoare pozitivă, care ar fi trebuit să fie echivalentul unei facturi normale (tip 380) cu valoare negativă a fost însumată ca atare. Nu ai ce face în cazul NC primite, dar momentan îți recomandăm să eviți trimiterea de facturi tip 381 până la clarificarea situației.
- Pentru decontul “precompletat” aferent lunii iulie au fost luate în considerare inclusiv facturi încărcate în SPV în septembrie. Nu ai ce face în această privință, însă daca ești curios de ce ar putea apărea diferențe între decontul depus cu termen limită 25 august și acest decont (post-)precompletat, iată un posibil motiv.
Concluzie
A fost un articol lung. Dacă ai ajuns aici, sperăm să-ți fi fost util. Am rămas, însă datori cu o explicație: ți-am spus ca e-Factura te-ar putea chiar ajuta, dar nu am vorbit decât de lucruri noi la care trebuie să fii atent.
Despre digitalizare se vorbește des, și de obicei e prezumată a fi benefică. Adevărul, însă, este că un teanc de hârtii e mai util decât un proces digital prost implementat. Știi de unde să iei hârtiile, observi cu ușurință dacă îți sunt furate, distruse sau copiate. Poate căutarea în ele e anevoioasă, dar când cauțiiprin hârtii îți folosești toate simțurile.
Cu toate astea, hârtia are limitele ei. Volumul de date pe care trebuie să le procesezi este în continuă creștere, și nu doar fiindcă ți-o cere statul: trebuie să concurezi cu alți antreprenori care au ales să folosească digitalizarea în beneficiul lor. Să fie mai rapizi, mai preciși, mai buni.
Imaginează-ți cum poate arăta afacerea ta atunci când știi în orice moment cum stai. Nu mai trebuie să culegi hârtii de prin toate părțile și să le duci contabilului care trebuie să le prelucreze din nou (aproape toate hârtiile pe care le-ai strâns au fost scoase la imprimantă) și, abia după ce luna s-a încheiat deja, să-ți dea o situație. Contabilitatea nu e doar despre prelucrarea de date, raportul de la contabil va fi întotdeauna mai precis decât o prelucrare brută a datelor și asta nu se va schimba. Dar deseori îți e suficientă o aproximare pentru a lua decizii și nici pe aceea n-o poți avea dacă toate informațiile tale zac într-un dulap.
Sigur, momentan putem doar să ne imaginăm. E nevoie ca această digitalizare să fie făcută bine ca să fie cu adevărat utilă, nu doar o povară în plus – și ca să fie făcută bine trebuie să ne implicăm și noi.
Istoric modificări
- 20.09.2024 – am adăugat o atenționare privind Suma plătita și Suma de plată în secțiunea „La ce sa fiu atent”
