Săptămâna trecută am discutat despre obligațiile unui administrator la început de an. Continuăm această serie printr-o privire în detaliu a procesului de inventariere.
Ce este inventarierea și când se realizează?
Inventarierea este procedura obligatoriu de întocmit pentru toate societățile comerciale, cu ocazia închiderii unui exercițiu financiar, adică la finalul fiecărui an, în vederea întocmirii situațiilor financiare anuale/trimestriale – în cazul bilanțului interimar, precum și în cazul fuziunii, divizării, lichidării sau în alte situații prevăzute de lege. Finalitatea acestui proces constă într-un dosar de inventariere, care se atașează la Bilanț.
Recomandăm ca inventarierea bunurilor de natura stocurilor să se efectueze nu doar la final de an, ci și în următoarele situații:
- ori de câte ori sunt indicii de lipsuri sau plusuri de inventar;
- la schimbarea gestionarului (la predarea-primirea de gestiune), pentru ca eventualele rezultate să se poată imputa, în mod rezonabil, responsabililor numiți. Pentru această situație, puteți să studiați Legea 22/18.11.1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanții și răspunderea în legătură cu gestionarea bunurilor organizațiilor socialiste – lege care nu a mai fost actualizată/schimbată de peste 50 de ani;
- cu ocazia reorganizării gestiunilor;
- ca urmare a calamităților naturale și în alte cazuri specifice activității.
Observație 1! Neefectuarea inventarierii constituie contravenție (Legea 82/1991, Art. 41, alin. 2, lit. d) și se sancționează cu amendă între 400 și 5.000 lei (Legea 82/1991, Art. 42, alin. (1)).
Observație 2! În cazul în care societatea are obligația, conform legii, să supună situațiile financiare unui raport de audit statutar, sau dacă alege să o facă voluntar, recomandăm să trimiteți o invitație și auditorului pentru a participa la Inventariere. Faceți acest lucru pentru a evita ca acesta să-și exprime în raportul de audit o opinie cu rezerve.
Cea mai cunoscută este Inventarierea făcută la final de an, pentru stocurile de natura mărfurilor. Potrivit Legii 82/1991 Legea Contabilității, inventarierea trebuie făcută pentru elementele de natura activelor (bunurile și creanțele societății), datoriilor (acțiuni întreprinse și tratate ca obligații, a căror finalitate constă în ieșirea de resurse) și capitalurilor proprii (totalitatea resurselor investite în afacere), adică nu trebuie inventariat doar stocul de marfă.
Decizia de inventariere
Răspunderea pentru buna organizare a inventarierii revine Administratorului, care demarează procesul prin emiterea unei decizii de inventariere în care va specifica: intervalul de timp în care se va realiza inventarierea, metoda de inventariere utilizată (adică dacă aplică metoda inventarului permanent sau a inventarului intermitent), membrii comisiei de inventariere. La desemnarea membrilor comisiei de inventariere, acesta trebuie să aibă în vedere că, potrivit legii, Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii de depozit, contabilii care țin evidența gestiunii respective și nici auditorii interni sau statutari. (Ordin Nr. 2861/09.11.2009)
Comisia de inventariere
Comisia de inventariere are mai multe sarcini, printre care amintim:
- obligația de a lua de la gestionarii răspunzători o declarație scrisă, conform modelului atașat;
- de a închide și sigila încăperile în care se va organiza inventarierea în prezența gestionarului;
- să bareze și să semneze, la ultima operațiune, fișele de magazie;
- să verifice numerarul din casă și să stabilească suma încasărilor din ziua curentă;
- să controleze toate instrumentele și aparatele de măsură sau de cântărire;
- să sigileze gestiunea în cazul în care gestionarul nu s-a prezentat la data și ora fixate pentru începerea operațiunilor de inventariere;
- să sisteze operațiunile de intrare-ieșire a bunurilor supuse inventarierii;
- să afișeze la loc vizibil programul și perioada inventarierii;
- să se asigure că listele de inventariere se semnează pe fiecare filă;
- să se asigure că pe ultima filă a listei de inventariere gestionarul menționează dacă toate bunurile și valorile bănești din gestiune au fost inventariate și consemnate în listele de inventariere în prezența sa și dacă are obiecții cu privire la modul de efectuare a operațiunilor.
Procesul verbal de inventariere
Rezultatele inventarierii se centralizează într-un document care va cuprinde elementul inventariat, stocul scriptic (din contabilitate), stocul faptic (din listele de inventar) și diferența și are ca finalitate Procesul Verbal de Inventariere. După identificarea diferențelor, următorul pas este cel al identificării motivului diferențelor: poate au fost erori operative, care nu duc la ajustări de stoc. În caz de diferențe de stoc, pentru stocurile de natura mărfurilor, în primul rând se va proceda la o discuție cu gestionarul, care cunoaște cel mai bine tranzacțiile de stoc.
Spre exemplu, o societate care vinde tricouri constată la inventar că are în minus Tricouri albe mărimea M 50 buc, concomitent cu un plus la inventar de tricouri negre mărimea M tot de 50 buc. În aceasta situație se va proceda la verificarea comenzii, a facturii, a NIRului și a fișei de magazie a fiecărui produs – cel mai probabil, s-a generat în mod eronat NIRul și se va proceda la corecția lui.
Finalitatea rezultatelor de inventariere pot fi: deprecieri de valoare, plusuri de gestiune, minusuri de gestiune și se centralizează într-un proces-verbal de inventariere, conform modelului atașat.
Odată aprobat Procesul Verbal de Inventariere, acesta se va înainta departamentului financiar-contabil care va înregistra în contabilitate rezultatele, astfel încât situația scriptică să fie identică cu cea faptică.
Registrul Inventar
După finalizarea inventarierii de natura stocurilor prezentată mai sus, se face și inventarierea celorlalte elemente de activ, capitaluri proprii și datorii, prin completarea Registrului Inventar. De acesta parte se ocupa o comisie numită în acest sens în Decizia de Inventariere, care va întreprinde acțiuni precum:
- generarea și urmărirea până la finalizare a extraselor de cont cu partenerii: clienții și furnizorii ei, pentru conformarea conturilor din balanța și a concilierii, acolo unde se constată diferențe;
Se urmărește primirea răspunsului extrasului de cont, adică a confirmării soldului sau a notei explicative de diferență, în termen de 5 zile, urmând să se identifice și corecteze diferențele, astfel încât situațiile să prezinte corect soldul fiecărui partener.
- verificarea fișei sintetice cu elementele înregistrate în balanță – cu alte cuvinte, ceea ce apare trimis la ANAF prin declarațiile depuse, trebuie să apară și în balanță. Această operațiune se va realiza abia după calculul și înregistrarea de impozite și taxe;
- verificarea elementelor de capitaluri: se va verifica capitalul social din ultimul act constitutiv să fie același cu cel din balanță, se va verifica situația rezervelor, situația creditelor la bănci, situația garanțiilor încasate etc;
- se vor verifica elementele de natura garanțiilor achitate și a imobilizărilor: adică terenurile, clădirile, mașinile și echipamentele tehnologice să fie fizic în stare bună de funcționare dar și în funcțiune. Dacă nu sunt, se vor prezenta fie măsuri de casare, fie de reparație, după caz;
Tot acum se va face și reevaluarea acestor elemente, astfel încât ele sa fie reflectate la valoarea lor justă (valoarea de piață). Reevaluarea acestor elemente se face de un expert autorizat în acest sens, care va întocmi un raport de reevaluare în baza căruia se pot înregistra în contabilitate diferențele din reevaluare.
- se vor verifica și Obiectele de Inventar, conform Registrului Obiectelor de Inventar și se vor propune casări pentru cele care nu mai corespund funcționării sau imputări ale acestora, dacă în Contractul Individual de Muncă și în Regulamentul Intern de Funcționare se prevede această imputare responsabilului;
Casarea elementelor de natura obiectelor de inventar se va face în baza unui proces verbal de predare primire între societatea supusa inventarierii în raport cu o societate specializată/autorizată în colectare de deșeuri de natura celor în cauză.
Spre exemplu, dacă societatea are anvelope care nu mai pot fi utilizate pentru autoturismele sale din parcul auto, va contracta serviciile unei firme autorizate de colectare deșeuri de natura anvelopelor pentru a le putea scoate din gestiune. Va încheia un contract si un proces verbal cu aceasta din urmă, și în baza acelor documente se va înregistra în contabilitate scoaterea lor finală din gestiune.
- se vor verifica și soldurile de la bănci și soldul casei – să corespundă datelor înregistrate în contabilitate.
Rezultatele inventarierii
Departamentul contabil va completa notele contabile efectuate într-un raport de Rezultate Inventariere, conform modelului atașat, raport care va fi prezentat Administratorului, în vederea aprobării.
Sper ca ți-am fost de ajutor cu procedura de inventariere, care este foarte utilă din mai multe puncte de vedere: te ajută să preîntâmpini furtul și minusurile de inventar, îți oferă o imagine de ansamblu a vandabilității de produse, și te mai ajută și să înțelegi poziția ta financiară – după ce tu faci partea ta de treabă și o înaintezi contabilului, stabilește o întalnire cu el și el iți va traduce cifrele din balanță pe înțelesul tău.
Dacă tu procedezi diferit, te aștept să-mi spui cum și de ce!
